Rekisteri- ja tietosuojaseloste – web-asiakkaat

Noortraden web-asiakastietokannan rekisterinkäsittely- ja tietosuojaperiaatteet

Tämä rekisteriseloste määrittelee Noortraden yhteisöasiakkaiden tietojen käsittelyn periaatteet. Rekisteriseloste kertoo yleisistä pelisäännöistä, toimintatavoista sekä tietosuojan periaatteista.

Versio, laatijan ja tarkastajan tiedot sekä voimassaolo

Versio 1.2018-1

Laatija: Anton Vaaranmaa
Tarkastaja:

Voimassa alkaen: 24.5.2018

Rekisterinpitäjän tiedot

Oy Noortrade Ab
Hallimestarinkatu 2
20780 Kaarina

Puh: 02 5122500
Sähköposti: info@noortrade.fi

Tärkeimmät yhteyshenkilöt:
Tietoturva- ja tietosuoja-asiat: tietotusuojavastaava Anton Vaaranmaa
Verkkokauppa ja muut sähköiset palvelut: Anton Vaaranmaa
Laskutus ja reskontra: Minna Eloranta

Rekisterin tarkoitus

Noortraden web-asiakasrekisteriä käytetään Noortradella verkko-asioinnin pohjana asiakkaan tunnistamiseen, markkinointiin, myyntiin, laskutukseen sekä muuhun asiakkuudessa tarpeelliseen yhteydenpitoon.

Tietosisältö ja tietolähteet

Alustava tietosisältö kattaa asiakkaalta saadut tiedot, kuten yrityksen taustatiedot, nimi ja yhteystiedot, Y-tunnus, yhteyshenkilön tiedot, laskutustiedot, kielivalinta ja muita perustietoja. Asiakas on vastuussa tietojen oikeellisuudesta ja niiden päivittämisestä tarpeen mukaan.

Jatkuva, automaattisesti keräytyvä tietosisältö käsittää historian tehdyistä tarjouksista, kaupoista ja yhteydenpidosta.

Kolmansilta osapuolilta hankittava tieto käsittää luottotiedot ja muut vastaavat palvelut, joissa kolmannet osapuolet tuottavat yleisiä yritystietopalveluja. Tarkistuksia voidaan tehdä myös yleisistä julkishallinnon lähteistä.

Asiakastiedot voidaan yhdistää pääasiallisen asiakastietokannan lisäksi myös muihin Noortraden sisäisiin järjestelmiin, kuten noortrade.fi verkkokauppa, OneWay-sanomanvälitys, erinäiset lomakkeet kuten ilmoittautumisjärjestelmät ja muut Noortraden palvelut. Pyrimme teknisten mahdollisuuksien mukaan käyttämään aina vain yhtä pääasiallista tietokantaa, jotta tiedot pysyisivät ajan tasalla eri järjestelmissä.

Tietojen käsittelyn suojaus ja käsittelyn periaatteet

Tietojen pääsisältöä säilytetään Oy Noortrade Ab:n omissa tietojärjestelmissä, jotka sijaitsevat yrityksen omissa tiloissa. Tietojen loogiset sijainnit on asianmukaisesti suojattu modernien pääsynhallintajärjestelmien kautta. Tietojen fyysisen sijaintipaikat on suojattu kulunvalvonta- ja varkaudenestojärjestelmillä. Käytettäessä kolmansien osapuolten palveluita, siirretään vain kyselyyn välttämätön määrä tietoa, ei koskaan täydellisiä rekisterejä.

Tietojen säilytysaika, tilastointi ja tietojen siirto

Asiakastiedot säilytetään lähtökohtaisesti järjestelmissä toistaiseksi, niin kauan kun aktiivinen asiakkuus on voimassa. Tiedot voidaan poistaa järjestelmistä asiakkaan omasta toiveesta, asiakkaan liiketoiminnan lakkauttamisen, fuusion tai muun yritysjärjestelyn myötä, tai asiakastapahtumien lakattua pitkäksi aikaa. Tällaisessa tilanteessa asiakastiedot poistetaan aktiivisesta käytöstä merkinnällä. Lopullista tietojen poistamista ei kuitenkaan tehdä niin kauan kun avoimia tilitapahtumia on olemassa, kaupanteon vastuukysymykset kuten tuotevastuulaki sitä kohtuullisesti edellyttävät tai mikäli tietojen poisto vaarantaisi kirjanpitolain (30.12.1997/1336) edellyttämän säilytyksen minimiajan.

Asiakastietojen kokonaisuutta voidaan käyttää tilastomateriaalina Noortraden omassa toiminnassa liiketoiminnan kehittämistä varten.

Asiakastietoja voidaan käyttää yleiseen markkinointiviestintään vain Noortraden oman markkinoinnin toimesta. Oy Noortrade Ab voi käyttää asiakasviestinnässä kolmansien osapuolten palveluita, kuten kirjapainojen postituspalvelua tai sähköpostiviestinnän työkaluja. Mahdollinen kolmas osapuoli vastaa siitä, että yhteystiedot säilytetään heidän järjestelmässä vain väliaikaisesti, kyseisen viestintäkampanjan toteuttamisen ajan. Tietoja ei luovuteta markkinointitarkoituksiin muille osapuolille.

Asiakastietoja ei siirretä Euroopan talousalueen ulkopuolelle, eikä luovuteta kolmansille osapuolille pois lukien asianomaiset luvat omaaville viranomaisille. Edellytämme vastaava käytäntöä myös tässä rekisteriselosteessa mainituilta kolmansilta osapuolilta.

Muutoksenteko

Mahdollisista muutoksista tähän rekisteriselosteeseen siltä osin miten ne vaikuttavat asiakkaiden tietojen säilytyksen tai käsittelyn asemaan, tiedotetaan asiakkaille sähköpostitse vähintään kuukautta ennen muutosten astumista voimaan. Mikäli muutos johtuu erittäin nopeasti voimaan tulleesta lainsäädännöstä tai viranomaismääräyksestä, voi varoaika tiedotuksen ja voimaan astumisen välillä olla pienempi.

Muutoksia, jotka eivät vaikuta asiakkaiden asemaan tai heidän tietojen käsittelyyn, voidaan tehdä ilman ennakkovaroitusta. Tällaisiksi muutoksiksi lasketaan esimerkiksi Noortraden yhteystietojen muutokset.

Palaute ja ristiriitatilanteet

Otamme mieluusti vastaan palautetta ja kehitysehdotuksia asiakastietojen käsittelyyn kuten muuhunkin toimintaamme.

Mahdolliset ristiriitatilanteet käsitellään Turun käräjäoikeudessa.